supprimer arbitrairement (dans leur esprit) des éléments, les utilisateurs n’aiment généralement pas les changements imprévus de leurs conditions de travail.
Avant d’exécuter le Gestionnaire de boîtes aux lettres, je vous suggère donc d’informer les utilisateurs des avantages du nettoyage automatique de leurs boîtes aux lettres et de l’aide que peut leur apporter ce processus dans le respect des stratégies de conservation des données de l’entreprise. Vous pouvez alors leur présenter le Gestionnaire de boîtes aux lettres comme un moyen de les soulager d’un tri rébarbatif des anciens messages.
Toutefois, il sera peut-être nécessaire de leur expliquer comment employer l’option Récupérer les éléments supprimés (Recover Deleted Items) afin de récupérer des messages du cache Eléments supprimés (Deleted Items) ou comment naviguer dans le dossier de nettoyage du système (System Cleanup) pour retrouver des messages déplacés de leurs dossiers d’origine.

Commencez doucement et mettez progressivement en place le type de stratégie de conservation des messages souhaitée. Si vous supprimez d’emblée tous les éléments âgés de plus de 30 jours, vous allez probablement vous heurter à des protestations. En revanche, si vous débutez l’examen par les éléments âgés de plus de 6 mois et dont la taille dépasse les 1 Mo, les utilisateurs seront moins inquiets. Au bout de 3 mois, l’exécution du Gestionnaire de boîtes aux lettres fera partie intégrante de la maintenance du système en arrièreplan, au même titre que les arrêts pour les mises à jour planifiées de logiciels, et vous pourrez affiner les critères de conservation.
Toute autre considération mise à part, le fait de débuter avec une stratégie de conservation suffisamment lâche réduira le risque que vous commettiez une erreur et supprimiez en définitive bien plus d’éléments que prévu (avec au final des boîtes aux lettres et bases de données nettoyées, mais des utilisateurs en colère). Dans un premier temps, je conseille fortement d’exécuter le Gestionnaire de boîtes aux lettres en mode rapport uniquement, avant de passer progressivement au mode de suppression des éléments. Comme l’erreur est humaine, il n’est pas non plus inutile de créer une sauvegarde avant la première exécution en mode de suppression d’éléments.