Gestion des points de ventes

dont ils ont besoin, les départements Produit et Finance de Virgin émettent chaque mois plus de 105 rapports qui font le point sur les activités de l’entreprise (stocks, ventes et marges bénéficiaires brutes, le tout ventilé par enseigne et par catégorie de produits). Indispensable à une gestion efficace des activités, l’établissement de ces rapports est néanmoins excessivement « gourmand en temps ».

Le département informatique de Virgin n’a pourtant pas ménagé ses efforts pour mettre à disposition et modifier les requêtes. Cependant, le personnel en charge de l’analyse des données de vente et de l’établissement des rapports, à savoir les acheteurs Produits, ont en majorité abandonné le système. « Nous savions que nous avions besoin de meilleurs outils décisionnels » confie Robert Fort, directeur des technologies de l’information chez Virgin Entertainment, Amérique du Nord. En lieu et place, le personnel de Virgin a donc continué d’établir les rapports requis manuellement, en exécutant des requêtes élargies pour exporter des blocs de données depuis le système JDA et les mettre en forme dans des feuilles de calcul Microsoft® Excel. Les rapports, dont la majorité étaient destinés aux gérants d’enseignes, étaient mis en ligne sur l’intranet global de la société.

Toutefois, ces rapports n’étaient pas entièrement satisfaisants. Ainsi, il était par exemple impossible d’établir une liste des articles en rupture de stock. La seule façon de le savoir était de comparer le nombre d’unités vendues et d’unités encore en rayon. Cette opération nécessitait l’intervention active du gérant ou d’un employé du magasin, sans parler des vérifications constantes de l’inventaire. Inévitablement, certains articles manquants ou en faible niveau de stock restaient ignorés pendant des jours. À cause de ce retard, il pouvait arriver qu’un magasin rate la date limite de réapprovisionnement d’un produit qui restait dès lors en rupture de stock pendant une période d’affluence, notamment le week-end. Même si les gérants d’enseignes connaissaient généralement les genres musicaux (rock, jazz ou heavy metal) qui se vendaient bien dans leur magasin, il leur était pratiquement impossible de le prouver, données à l’appui. Ils éprouvaient alors toutes les peines du monde à persuader les acheteurs Produits du siège d’ajuster l’assortiment à un magasin donné.

Dans le même temps, ce manque de données actualisées et d’analyse approfondie jouait clairement en défaveur des acheteurs Produits. « Ils étaient pour ainsi dire à la merci de nos fournisseurs », ajoute Fort. Nous étions dans l’impossibilité d’analyser nos inventaires et nos profils de vente pour identifier nos atouts et en user comme instruments de négociation. Pendant ce temps-là, nos fournisseurs disposaient de « scorecards » et pouvaient nous citer le pourcentage des remises qu’ils nous avaient accordées et le nombre de produits qu’ils avaient expédiés à nos magasins. Parfois, leurs rapports sur nos statistiques de vente étaient plus précis que les nôtres. C’était un tantinet gênant. »