Les tailles des boîtes aux lettres ne cessent d’augmenter : elles sont passées de 25 Mo alloués couramment sur les déploiements Exchange Server 4.0 aux quotas actuels fort généreux de 250 à 500 Mo. D’après les utilisateurs, le temps qu’ils consacrent à maintenir leurs boîtes aux lettres dans les limites strictes de taille imposées par l’entreprise et le coût peu élevé du stockage font qu’il serait plus rentable pour les entreprises d’autoriser tout simplement des dimensions de boîte aux lettres plus importantes. Le résultat : beaucoup de boîtes aux lettres de grande taille aujourd’hui, certaines approchant les 20 Go.

Bien évidemment, les utilisateurs aiment les boîtes aux lettres de grande taille et ils ont tendance à consommer tout l’espace que vous leur allouez. Il est, toutefois, regrettable que certaines fonctionnalités de client de messagerie, notamment l’option Répondre à tous (Reply all) et la manière dont Outlook inclut les messages précédents dans une thread de messagerie, aboutissent à un remplissage par trop rapide des boîtes aux lettres des utilisateurs. Le recours à Microsoft Word au lieu d’un éditeur plus simple concourt également à ce phénomène des grandes tailles, tout comme l’utilisation de graphiques pour les signatures automatiques sur chaque message.

Toutefois, n’allez pas mal interpréter mes propos. J’apprécie Outlook et le considère comme un bon client de messagerie, mais il pourrait exploiter certaines optimisations pour encourager les utilisateurs à adopter de meilleures habitudes en matière de messagerie. Outlook 2003 et Outlook 2007 permettent déjà de réduire la taille des pièces jointes de type graphiques via la compression, mais des fonctions intelligentes supplémentaires, telles que la suppression automatique des signatures automatiques dans les threads de messages, seraient aussi très utiles.