Gouvernance et optimisation des dépenses logicielles : Comment éviter les pièges de la consommation?

Sofiane Behraoui, BU Head Software & Solution, SCC France partage son analyse du sujet.

L’autonomie accrue des utilisateurs finaux, couplée à la prolifération des abonnements SaaS et des outils d’IA accessibles sans validation formelle, a créé une dynamique où l’innovation va souvent de pair avec des dérives budgétaires.

Cette liberté améliore indéniablement l’expérience utilisateur et accélère l’innovation. Cependant, elle engendre un paradoxe : tandis que les métiers gagnent en agilité, les directions achats, financières et informatiques se retrouvent confrontées à des factures difficiles à justifier, à des engagements sous-utilisés et à une complexité contractuelle croissante vis-à-vis des éditeurs.

Comment permettre aux métiers de consommer rapidement et librement des solutions digitales, tout en conservant une maîtrise rigoureuse des coûts, des engagements contractuels et des risques associés ? Autrement dit, comment concilier l’agilité attendue par les utilisateurs avec la discipline financière et opérationnelle indispensable à la performance durable de l’entreprise ?

Analyse en quatre axes.

Surconsommation et engagements non maîtrisés : un risque structurel

Les situations de surconsommation sont désormais monnaie courante. De nombreuses entreprises découvrent qu’elles paient pour des licences, des abonnements ou des services largement au-delà de leurs besoins réels. Des choix technologiques parfois guidés par l’urgence, des contraintes budgétaires ou des feuilles de route IT mal alignées peuvent rapidement devenir contre-productifs.

Un exemple révélateur : une entreprise souscrit 60 licences pour un outil utilisé par seulement deux personnes. Résultat ? Des coûts artificiellement gonflés, une valeur métier quasi inexistante et une pression accrue sur les budgets IT.

Une étude Freshworks, « Cost of Complexity » quantifie pour la première fois l’impact de cette « taxe de croissance » invisible. Les chiffres sont éloquents : gaspillage budgétaire, perte de productivité massive et érosion du moral des équipes. L’impact financier de cette complexité dépasse largement le simple coût d’acquisition des licences. L’étude révèle qu’un dollar sur cinq investi dans les logiciels est purement gaspillé, en raison de projets avortés, d’outils sous-utilisés ou de coûts de maintenance imprévus. 53 % des organisations admettent ne pas avoir atteint le retour sur investissement anticipé.

Les grands éditeurs, tels que Microsoft ou SAP, proposent des contrats cadres attractifs sur le papier. Ils offrent flexibilité et standardisation, mais peuvent aussi enfermer les organisations dans des engagements financiers lourds et rigides. Dans ce contexte, la visibilité et la prévisibilité des dépenses deviennent des enjeux critiques, d’autant plus lorsque les départements métiers peinent à consommer efficacement les budgets qui leur sont alloués.

Sofiane Behraoui, BU Head Software & Solution, SCC France

La gouvernance des dépenses logicielles : un impératif stratégique

Face à ces dérives, la gouvernance des dépenses logicielles ne peut plus être optionnelle. Elle doit s’imposer comme un levier stratégique autour de trois axes majeurs.

Analyser les dépenses diffuses et fragmentées

Si 80 % des coûts sont souvent concentrés sur 20 % des éditeurs majeurs (Microsoft, SAP, Oracle…), les 80 % restants composés d’une multitude de petits éditeurs recèlent souvent des coûts diffus, des redondances fonctionnelles et des risques contractuels sous-estimés. Une analyse fine de cette queue de dépense permet d’identifier rapidement des gisements d’économies.

Éduquer et responsabiliser les utilisateurs

Les outils adoptés en dehors de toute gouvernance IT (shadow IT) génèrent non seulement des dérives budgétaires, mais aussi des risques majeurs en matière de sécurité, de conformité et de protection des données. Accompagner les équipes pour leur faire comprendre l’impact financier, juridique et sécuritaire de leurs choix technologiques est devenu indispensable. Avec l’émergence de l’IA, « le Shadow AI » devient une menace supplémentaire. Les entreprises avec un niveau élevé de Shadow AI voient leurs coûts augmenter de 670 000 dollars par incident de violation de données, en plus des risques juridiques et de conformité

Piloter activement les engagements

Les contrats cadres doivent être négociés sur la base de besoins réels et réévalués régulièrement. Limiter les engagements excessifs, ajuster les volumes et aligner les dépenses sur la consommation effective constituent des leviers clés pour restaurer la maîtrise des coûts.

Vers une consommation digitale responsable et alignée

La transformation digitale ne doit pas se traduire par une perte de contrôle. Elle impose au contraire une évolution des pratiques pour concilier innovation et discipline financière. Au-delà des pertes financières directes, la complexité génère une hémorragie massive de temps et d’efficacité. Les employés perdent en moyenne près de sept heures par semaine, soit presque une journée de travail complète, à naviguer entre des processus alambiqués et des outils fragmentés. Le paysage logiciel quotidien d’un collaborateur typique inclut pas moins de quinze applications distinctes et quatre canaux de communication différents.

Pour y remédier, il est essentiel de :

• Mettre en place une gouvernance centralisée et transverse, créant des passerelles entre métiers, DSI, achats et finance pour partager une vision unifiée des dépenses.
• Instaurer une transparence accrue, grâce à des outils d’observabilité capables de suivre en temps réel les usages, les coûts et les engagements.
• Adopter une approche contractuelle plus agile, intégrant des clauses de flexibilité, des revues régulières et, lorsque pertinent, des modèles de consommation « pay-as-you-go ».

Trouver l’équilibre entre agilité et maîtrise

L’agilité digitale est un formidable accélérateur de performance, à condition qu’elle ne se fasse pas au détriment de la maîtrise des coûts et des risques. En instaurant une gouvernance proactive, en responsabilisant les utilisateurs et en pilotant finement les engagements contractuels, les entreprises peuvent transformer ces contraintes en véritables opportunités.

En synthèse

• Cartographier les dépenses pour identifier les coûts cachés.
• Former les équipes à l’impact concret de leurs choix technologiques.
• Piloter les engagements afin d’échapper aux pièges des contrats rigides.

La clé du succès réside dans un juste équilibre entre innovation et contrôle, pour une transformation digitale à la fois agile, responsable et durable. Cette transformation passe par une rationalisation des outils, une unification des systèmes et une approche recentrée sur l’expérience utilisateur. Dans un environnement économique concurrentiel, la capacité à simplifier pourrait bien devenir le nouvel avantage compétitif décisif.

Sources :

https://www.freshworks.com/theworks/employee-experience/cost-of-complexity-report-blog/

https://www.village-justice.com/articles/shadow-entreprise-risques-consequences-strategies-maitrise,54284.html