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3 raisons pour les organisations de passer à l’archivage numérique 

Uncategorized - Par Agence Com4médias - Publié le 18 décembre 2023
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Encore aujourd’hui, bon nombre d’organisations conservent encore des copies originales et imprimées de leurs données, sans avoir conscience du coût et de l’inefficacité de cette méthode d’archivage

3 raisons pour les organisations de passer à l’archivage numérique 

En matière de gestion des documents, l’une des dernières tendances, appelée services de gestion de contenu, propose une gamme étendue de fonctionnalités de gestion de contenu permettant de numériser les documents afin de convertir le contenu de l’entreprise en un actif numérique qui lui confère une valeur ajoutée. Cette solution technologique offre aux entreprises la possibilité d’automatiser les flux de travail et de centraliser les données afin de régler les problèmes de stockage des documents physiques.

3 raisons de passer à l’archivage numérique :

1/ Réduction des coûts

Devant la hausse des prix de l’immobilier et l’augmentation de la quantité de documents à gérer, les entreprises éprouvent le besoin d’une méthode plus durable de stockage des documents physiques.

La mise en place d’une solution de gestion de contenu dans une entreprise est propice à une utilisation plus efficace de ses ressources. L’emploi d’outils de gestion de l’information pour collecter et gérer les documents libère de l’espace physique et réduit les dépenses. En clair, ces outils signent la fin des espaces de bureaux sacrifiés tout en donnant aux entreprises des moyens d’optimiser l’utilisation de leurs installations.

Incontestablement, le passage au numérique présente de précieux avantages. Une solution de gestion de contenu numérique réduit les coûts en diminuant la nécessité de la conservation des archives papier avec, à la clé, une baisse des frais de papier, d’impression, de classement et de stockage des fichiers. Tous les documents physiques à conserver sont envoyés dans un système de gestion des documents qui assure des services plus rentables que la conservation de ces documents sur site.

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2/ Sécurité renforcée

La question de savoir si les documents numériques sont plus sûrs ne se pose même plus. Si les fichiers imprimés peuvent être facilement perdus ou détruits et consultés par n’importe qui ou presque, les fichiers numériques gérés par un logiciel de gestion de contenu sont, quant à eux, quasi indestructibles, et leur accès peut être limité aux seules personnes autorisées.

Lorsqu’une entreprise opte pour la numérisation de ses documents tout en utilisant une solution de services de gestion de contenu, elle a également la possibilité de sécuriser et de gérer son contenu. Une tâche bien plus aisée lorsqu’il s’agit de fichiers numériques. Les entreprises sont en mesure de contrôler l’accès à leurs documents sensibles et d’empêcher que l’information ne tombe entre de mauvaises mains. Pour ce faire, les services de gestion de contenu offrent aux utilisateurs les moyens de créer des règles qui limitent l’accès à des données spécifiques à certains individus ou groupes au sein d’une entreprise. Il est également possible de définir des règles d’octroi de l’accès aux employés qui occupent un niveau de direction spécifique, ainsi que des règles permettant de savoir qui accède au contenu.

De plus, vos documents sont en sécurité à tout moment grâce à une technologie de chiffrement de bout en bout qui assure la sécurité des informations et des sauvegardes numériques empêchant la perte de données. Enfin, en cas de perte ou d’effacement accidentel des données, il est très simple de restaurer tous vos documents.

3/ Efficacité énergétique

Nous passons souvent plus de temps à chercher l’information qu’à l’utiliser et à la rendre productive. Pour qui dispose d’archives numériques, les documents souhaités sont à quelques clics seulement. Résultat, l’efficacité de l’entreprise est plus grande, la productivité s’améliore après la mise en œuvre d’un outil de gestion de contenu.

Les solutions logicielles modernes permettent aux entreprises de collecter et de numériser des documents, tout en les indexant et, surtout, en les convertissant en informations utiles et consultables.

Dans un marché qui évolue à grande vitesse, l’emploi d’une technologie pertinente constitue un avantage concurrentiel décisif pour une entreprise. La numérisation des documents et la centralisation de l’information par les services de gestion de contenu se traduiront par d’importantes économies de temps et d’argent, tout en améliorant l’efficacité globale et en optimisant les possibilités d’utilisation des ressources.

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