Passez à l’archivage numérique et améliorez la sécurité de vos documents

En termes simples, les documents imprimés sont toujours exposés au danger. Même classés dans des armoires verrouillées et sous clé, ils peuvent être facilement consultés par des personnes non autorisées au sein d’une entreprise ou même par un visiteur qui tombe sur un dossier par accident. De plus, les documents imprimés peuvent être égarés, endommagés ou même jetés accidentellement. La résolution de ces problèmes fait peser sur les entreprises une pression de plus en plus forte.

La solution ? Le passage au numérique. En mettant en place des solutions de gestion de contenu, des outils d’automatisation des processus, des outils d’optimisation de l’utilisation des données et contenus professionnels, les entreprises pourront conserver leurs documents numériques, contrôler leur accès et protéger leurs informations grâce à des sauvegardes automatiques régulière. 

Numérisez votre salle d’archive

Il est bien évident que la salle d’archive d’une entreprise n’a rien d’une forteresse, car la plupart de ces salles ne disposent même pas des dispositifs de sécurité pour en limiter l’accès. Les dossiers imprimés peuvent être retirés mais jamais rangés, ils peuvent même simplement disparaître et sont encore exposés à des risques d’incendie ou d’inondation. Les entreprises côtoient ces risques quotidiennement. C’est pourquoi il est grand temps de numériser votre salle d’archive pour les atténuer.

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Fondamentalement, le passage au numérique par la gestion électronique de contenu réduit les risques que des documents ne tombent entre de mauvaises mains et garantit un accès facile et permanent aux documents ainsi que leur restauration, tout cela grâce aux outils de gestion de contenu.

Dotée d’une technologie telle que le chiffrement de bout en bout, cette solution de gestion de contenu assure la sécurité des données en empêchant tout tiers non autorisé de les lire. De plus, les sauvegardes automatiques annulent tout risque de perte des données stockées dans un emplacement centralisé si l’on dispose d’une sauvegarde ou d’une solution de stockage sur le Cloud. 

Personnel autorisé uniquement

L’un des principaux soucis des entreprises est d’empêcher les personnes non autorisées d’accéder à des données très sensibles. Les documents imprimés étant susceptibles de tomber entre les mains de n’importe qui ou presque, il est impossible de savoir qui les consulte ou qui les modifie. En d’autres termes, il est plus que temps d’abandonner les vieux classeurs et de sauter dans le train du numérique. Aujourd’hui, les entreprises ont besoin d’outils pour assurer la sécurité et l’intégrité de leurs données, ce que permettent précisément les dernières solutions numériques. Sans numérisation des documents, impossible pour les entreprises de contrôler exactement qui accède aux fichiers, qui les modifie et à quel moment. Néanmoins, il est désormais possible de vérifier et de contrôler strictement l’accès à l’aide des outils inclus dans les solutions de gestion de contenu.

Ces outils donnent aux responsables le moyen d’octroyer des autorisations ou droits d’accès à des documents spécifiques numérisés à des personnes ou à des groupes, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise si la fonction d’accès externe est activée. En outre, il est possible de définir des règles, de sorte que seules les personnes qui occupent un poste de direction approprié puissent accéder à certaines données. 

Suivi de l’accès aux documents

Offrant bien plus que le simple octroi de droits d’accès aux informations, les plateformes de gestion de contenu permettent de savoir qui accède à un document en particulier, à quelle partie, à quel moment et de quelle manière. Il en résulte une visibilité et une transparence accrues, ce qui est essentiel pour les entreprises qui cherchent à garantir la confidentialité et l’intégrité. Une telle fonctionnalité est d’autant plus précieuse en cas d’audit, si des erreurs se produisent dans le processus. Il est possible de suivre les modifications et d’identifier rapidement les problèmes, ce qui empêche leur auteur d’agir sous couvert d’anonymat. Cette caractéristique de la numérisation des documents permet aux entreprises de garantir la sécurité de leurs informations les plus confidentielles, même après octroi de droits d’accès.

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Étant en mesure d’analyser chacun des accès à n’importe quel document, les entreprises peuvent s’assurer de l’efficacité réelle de leur politique de sécurité et de l’octroi approprié d’autorisations aux membres du personnel. En matière de protection des données, la vigilance est de mise. Pour une organisation, le suivi de l’accès est le meilleur moyen d’exercer une vigilance sur l’ensemble des documents. Si les services de gestion de contenu s’avèrent précieux en termes d’efficacité et d’organisation, ils jouent aussi un rôle décisif dans les stratégies de sécurité modernes des entreprises. La gestion des documents numériques donne aux entreprises les outils pour retrouver la trace de toutes les actions et éliminer tout risque de perte, de dommage ou de destruction d’un document.