Gérez votre archivage avec Exchange Server 2010

Avec un taux de pénétration dans les entreprises compris entre 70 % et 80 %, Exchange Server est le numéro un de la messagerie professionnelle.

Quelque peu éclipsée par le lancement de Lync et l’arrivée prochaine d’Office 365, la solution de messagerie de Microsoft a néanmoins toujours suscité l’intérêt et a connu sa première mise à jour majeure en août 2010 avec la sortie du Service Pack 1.

Jeudi 26 mai, Microsoft, accompagné de NetApp et Soft Company invitait donc les utilisateurs actuels ou futurs d’Exchange Server à une petite piqûre de rappel sur les fonctionnalités et les nouveaux usages de cette version 2010. Étienne Lacour, chef produit communication unifiée chez Microsoft s’est chargé de présenter les trois piliers d’évolutions sur lesquels se base Exchange 2010. Disponibilité et performances tout d’abord, avec le Database Availability Group (DAG) et les rôles Client Access Server étendus. Accessibilité en tout lieu ensuite avec la prise en compte de multiples périphériques, une messagerie vocale étendue et les éléments de collaboration. Et pour finir, sécurité et conformité via une meilleure protection des échanges et un nouveau système d’archivage. Ce dernier point à particulièrement alimenter les discussions.

Le phénomène de la messagerie poubelle

A l’heure où les besoins en stockage explosent, la taille des boîtes mails ne fait pas exception à la règle, bien au contraire. Bien que 70 % à 90 % des courriels soient du spam, ceux-ci s’accumulent de plus en plus dans les entreprises. L’objectif est donc d’éviter le phénomène de la « messagerie poubelle », explique Étienne Lacour. Pascal Creusot, consultant chez SoftCompany et fondateur du Groupe Utilisateur Exchange (aujourd’hui MVP Lync), rencontre le problème sur le terrain.

« Pour certains utilisateurs, la messagerie fait office de véritable base documentaire. Ils conservent donc leurs e-mails pendant des années », indique-t-il. Le coût du Giga-octet de stockage peut dans ce cas rapidement devenir très onéreux.

Pour répondre à cette problématique, un certain nombre d’acteurs tiers ont développé des offres pour stocker la base sur un support moins coûteux, afin d’éviter le recours à la création d’adresse email supplémentaires. Des offres qui, selon le MVP, comporte certains inconvénients, notamment une faible intégration avec l’interface du client Outlook, la nécessité d’ajouter des outils de recherche et d’accès aux archives et une administration complexifiée avec l’ajout d’une console supplémentaire pour gérer ce stockage externe.

Exchange Server 2010 intègre donc plusieurs fonctionnalités pour aider administrateurs et utilisateurs à archiver, voire supprimer leurs courriers. A chaque boîte principale est associée une archive. Trois types de règles peuvent leur être appliquées.

Des règles d’archivage (déplacement automatique du mail dans la boîte d’archivage après un temps défini), de durée de vie (suppression automatique des éléments) ou des règles combinées (déplacement puis suppression selon les paramètres choisis).

Les règles créées par l’administrateur sont donc appliquées sur la boîte principale et sur l’archive, permettant une gestion identique. Autre avantage, le stockage peut se faire aussi bien dans l’entreprise qu’en ligne, tout comme l’accès via un client Outlook ou l’application web OWA. La fonction de recherche permet de retrouver un courrier dans la boîte principale ou l’archive. D’autres nouveautés verront le jour avec la disponibilité du Service Pack 2.