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Comment le télétravail a amplifié le besoin de modernité au quotidien

Mobilité - Par Didier Danse - Publié le 06 juillet 2021
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Déjà fortement répandu au sein de la communauté des indépendants, bon nombre d’employés ont découvert le télétravail il y a peu, par obligation. Le télétravail est pourtant apparu il y a près de 50 ans aux Etats-Unis, en réponse à la congestion automobile dans certaines villes. Le passage du présentiel vers le télétravail d’un jour à l’autre s’est avéré aisé pour ceux qui étaient prêts pour cela.

Comment le télétravail a amplifié le besoin de modernité au quotidien

Pour les autres, entre l’isolement social et le manque de structure, l’expérience a montré les limites d’un modèle organisationnel basé sur le « tout en présentiel ».

Pour ces derniers, les nombreux avantages apportés par le télétravail sont ainsi occultés par des difficultés multiples : un environnement de travail non adapté mais aussi des approches de management qui nécessitent de nombreux ajustements au même titre que les procédures en place.

L’état d’esprit et la culture devront évoluer pour répondre à de nouveaux besoins et les opportunités qui viennent avec. L’employeur, au travers des chefs d’équipe, doit supporter les initiatives et apporter une structure en adéquation avec ces nouveaux besoins de leurs équipes tout en répondant aux contraintes légales et de sécurité.

Le télétravail englobe tout travail qui se fait en dehors du lieu de travail habituel, tant au domicile du travailleur ou dans tout lieu qu’il aura choisi. Dans certains pays, le télétravail peut déjà être décidé par l’employé lui-même, pour raisons personnelles. Pour ceux-là mais aussi pour les autres, le cadre de travail est défini dans le contrat lui-même bien que, dans bien des cas, il s’agit d’un accord tacite. Quoiqu’il en soit, les aspects législatifs se doivent d’être respectés, notamment concernant le lieu de travail. Certaines situations peuvent être plus compliquées à gérer que d’autres. C’est par exemple le cas des frontaliers et de ceux qui sont dans des départements différents, mais aussi sur la fiscalité liée à la mise à disposition de matériel informatique pouvant être utilisé à des fins personnelles devenant ainsi, de manière involontaire, un avantage en nature impliquant des frais pour les deux parties.

Et si ce télétravail devenait une norme ? Et si, demain, les employés s’organisaient différemment, un peu comme les indépendants le font ? Et que penser de la nouvelle génération qui a l’habitude de se promener avec l’ordinateur sous le bras ?

Le télétravail semble intéresser bon nombre de personnes, pour autant que l’organisation dont ils font partie le permette. Pour y arriver, une des solutions est la mise en place d’ambassadeurs afin de promouvoir cette nouvelle manière de travailler et d’en supporter l’adoption. D’ailleurs, dans la lignée de la gestion par les indicateurs tant utilisés dans les entreprises, il est possible d’introduire de multiples indicateurs, notamment le taux d’occupation des bureaux. Ces actions et ces changements s’avèrent pourtant bien insuffisants pour une adoption d’envergure et il reste de nombreuses choses à faire et la transition prendra du temps. Il est ainsi temps de s’y préparer.

Certaines entreprises, même parmi les plus grandes, ont fait le choix de proposer du télétravail permanent. En général, ce sont des entreprises qui ont toujours permis le télétravail, tout du moins elles étaient prêtes pour cela, notamment par leur approche managériale. Pour certains, cela devient officiel en rendant le télétravail un droit pour l’employé au sein d’un cadre bien défini tel que le nombre de jours de présence ou encore des horaires où la disponibilité doit être garantie afin de permettre les contacts entre collègues. Pourtant l’adoption ne pourra se faire que sous certaines conditions.

Le lieu de travail et l’organisation du travail sous contrôle de l’employé ?

Le télétravail permet à des milliers, voire des millions de personnes, de fonctionner avec des horaires différents des horaires de bureau classiques en les adaptant à leur quotidien en permettant d’augmenter la souplesse des horaires, qui se doivent d’être agrémentés de pauses régulières afin de réduire la charge mentale du travailleur mais aussi planifiés efficacement. Associé à des gains en termes de disponibilité par la réduction des temps de trajet, le travailleur semble sortir gagnant de cette situation. Ce constat idyllique n’est atteint que dans certaines conditions. Ainsi, lors des périodes de confinement successives, de nombreux articles sont apparus sur Internet. Ceux-ci avaient pour cible les employés eux-mêmes.

Chacun est, en effet, acteur de son propre bien-être. Ainsi, les nombreuses mesures et rappels s’avèrent bien judicieux. Parmi ceux-ci, il s’agit de maintenir ses routines, tant avant qu’après les périodes de travail afin de permettre au cerveau de faire la part des choses entre privé et professionnel. Prendre une douche et son petit déjeuner mais aussi porter des vêtements en adéquation avec le travail à effectuer sont autant de déclencheurs nécessaires pour indiquer au cerveau le démarrage de la journée de travail. Ensuite, tout comme cela s’avère applicable en présentiel, il s’agit de se mettre dans une bulle, réduisant les interruptions et les distractions telles que la nourriture. D’autres distractions sont également à éviter : le surf sur Internet ou encore la télévision sont à proscrire, ceux ayant un impact démesuré sur la concentration.

La multitude de ces articles ne rend pas moins important le besoin de connaissance de la part du management afin de pouvoir soi-même transmettre l’information au mieux et supporter les initiatives adéquates. D’ailleurs, l’entreprise et le management peuvent intervenir sur différents éléments du lieu où le travailleur se trouve. L’ergonomie s’avère cruciale pour un travailleur à distance, tant autant qu’en présentiel : une chaise adéquate, l’utilisation d’un écran de qualité et d’un clavier externe et une luminosité adaptée sont autant de facteurs de succès pour un environnement adéquat. Ces éléments matériels peuvent être fournis par l’entreprise elle-même, à défaut de pouvoir directement intervenir sur la possibilité pour le travailleur de s’isoler. Une approche différente serait de profiter de l’offre de bureaux partagés (coworking) qui s’est agrandie de manière significative ces dernières années. Il est ainsi fort probable que les entreprises s’associent avec des enseignes qui proposent de telles structures d’accueil pour les travailleurs.

Se réorganiser pour maintenir l’aspect social et le lien collectif

L’isolement physique peut très rapidement se transformer en un isolement psychologique, source de difficulté pour bon nombre de ces travailleurs. Le manager doit alors garantir que le lien social est maintenu, notamment au travers d’un simple « bonjour » quotidien, en se tenant au courant des progrès de l’équipe et en utilisant autant que possible la vidéo. Depuis une bonne décennie, les développeurs s’octroient un court moment quotidien où chacun partage avec les autres : le daily stand-up. Bien qu’il ne s’agisse que d’une infime partie de la réponse, le standup est un bon moyen pour l’équipe de se donner un rythme et de rester en contact. Il s’applique à toutes les équipes, pas uniquement les développeurs.

Le standup ne doit pas être le seul moment de la journée durant les contacts directs sont en place. La communication doit être permanente et structurée afin que l’information ne soit pas dupliquée ou échangée au travers de différents canaux, ce qui rend la communication très complexe. Le mail donne une impression d’être déconnecté, notamment par le ton utilisé. En effet, le mail s’avère d’avoir un canal d’information plus que de collaboration et s’avère donc un canal à éviter pour un contact concret. De plus, un plan d’organisation global, qui reprend l’ensemble des informations utiles, permet par ailleurs à l’équipe de faciliter l’accès à l’information et de clarifier les canaux de communication à privilégier.

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Un management réinvité, pour autant inventif ?

Le contenu des communications vers ses collaborateurs doit également évoluer, notamment afin de garantir un niveau accru de clarté concernant les attentes mais aussi maintenir la possibilité pour chacun de s’exprimer… et d’être écouté. Nous avons déjà parlé des standups comme un moyen de garder le contact avec les collègues. Son but premier est de suivre l’évolution des tâches tout en laissant suffisamment de place pour le travailleur d’exprimer des difficultés dans son travail. De temps en temps, une session rétrospective permet à chacun d’exprimer les succès de l’équipe mais aussi les points d’amélioration. C’est ainsi le moment adéquat pour exprimer des difficultés face à des réalités différentes.

La perte de contact avec les collaborateurs est en effet un facteur rendant la délégation plus complexe. La manière dont les tâches sont définies, assignées, déléguées et contrôlées doit également évoluer. Par ailleurs, la détection de problèmes liés à ces tâches n’est plus aussi directe qu’en présentiel, ce qui peut amener le manager à effectuer du micro-management. La combinaison des standups, rétrospectives et les « tableaux Kanban » utilisés fréquemment dans les méthodologies agiles, permettent de répondre à ces besoins de visibilité, de structure et de contact.

C’est peut-être le moment de passer d’un management où le temps de présence est un facteur clé pour aller vers une approche plus orientée sur la valeur produite. Dans ce contexte, le manager se doit d’être un facilitateur pour son équipe. Pour cela, il se rend disponible encore plus que par le passé. Il se doit de clarifier les rôles de chacun en tenant compte d’un contexte en évolution et qui continuera à évoluer au quotidien. Il s’agit alors d’accepter l’incertitude.

Communication, organisation, motivation, impact sur l’environnement de travail et éventuellement législation… Alors que durant des décennies, les compétences techniques étaient le critère primordial pour être manager, ces dernières années, les soft skills ont pris une place bien plus importante. Les soft skills sont d’autant plus importants que le besoin de gérer des situations bien différentes en parallèle augmente au quotidien, en tenant compte de tous les éléments listés ci-dessus.

 

La sécurité de l’information accrue pour contrer les nouveaux risques

La sécurité au sein d’un environnement contrôlé n’est pas une chose aisée. En parallèle, le RGPD a été mis en application et le travail à distance ouvre de nouveaux canaux d’exposition de l’information. Cette difficulté augmente d’autant plus que le travailleur est distant de cet environnement.

La crise sanitaire a poussé de nombreux employés à utiliser son propre matériel informatique. Le Bring Your Own Device est devenu une réalité. La formation et l’accompagnement des travailleurs doivent permettre à chacun de s’approprier les bonnes pratiques de sécurité : la sécurisation du Wi-Fi – qui se soit d’être privé -, la séparation des comptes privés et professionnels mais aussi la fermeture automatique des sessions utilisateurs, la gestion des sauvegardes, etc. Les rappels sur les risques de hameçonnages ou encore l’espionnage sont tout autant importants. L’utilisation adéquate des solutions de collaboration, en privilégiant la sauvegarde distante des données, s’avère également un bon moyen de garantir la sécurité. Dans tous les cas, la fourniture de machines par l’entreprise facilite la sécurisation des appareils utilisés, puisqu’ils sont contrôlés par l’entreprise elle-même.

En parallèle de solutions côté client telles que les antivirus et bloqueurs de sites malveillants, il s’agit également de sécuriser les accès aux services informatiques de l’entreprise qu’ils soient dans le Cloud public ou privé. Ainsi, de nombreuses solutions existent pour garantir la double authentification, l’accès conditionnel aux services – par exemple bloquer l’accès à un service si la machine ne dispose pas d’antivirus ou pas de mot de passe – et la possibilité de bloquer le téléchargement de fichiers.

 

La crise sanitaire en tant qu’opportunité

La crise sanitaire en cours s’avère difficile à gérer pour bien des gens. Beaucoup auront pu apprendre à vivre et à travailler différemment. Pour les autres, le retour à la « normale » pourrait amener de nouvelles difficultés, des questions et des frustrations. Certaines organisations décideront de proposer un cadre de travail dans lequel le télétravail trouve sa place, en s’inspirant des entreprises qui ont intégré le télétravail dans leur nouveau quotidien. Quelle que soit l’approche prise, il est nécessaire de gérer efficacement cette nouvelle phase, l’après-covid.

Ainsi, dans tous les cas, il s’agit de clarifier les activités qui peuvent être faites à distance et comment elles peuvent être effectuées. Au-delà de cela, il s’agit également de garantir la fourniture d’un service rapide et de qualité en cas de crash du PC. Il s’agit d’insister sur la liste des contacts et feuille de route en cas de problème, notamment la fiche de sécurité. La notion de business continuity prend désormais tout son sens.

En parallèle, le manager doit être formé en conséquence. Mais le manager seul ne peut pas tout gérer et l’organisation complète se doit d’être alignée, tant au niveau des processus que des techniques utilisées pour répondre à ces processus. Le cadre juridique et fiscal doit également pris en compte, notamment dans les régions frontalières. Au niveau technique et technologique, la cartographie des besoins et des solutions en adéquation doit être préparée au plus tôt. Les risques liés à l’utilisation de ces solutions doivent être identifiés et il s’agit de mettre en place les solutions nécessaires pour y répondre.

Mais le télétravail ne repose pas que sur la technologie. Un changement fondamental doit s’effectuer : le travail à distance ne doit pas être uniquement vu comme une absence ou un mode de travail dégradé. L’organisation doit évoluer pour permettre que le travail à distance et le présentiel soient équivalents. Une approche avec du télétravail à temps partiel semble adéquate. Il est en effet important de garder en tête que pour bien des gens, le travail est leur lieu principal où se passe la majorité des interactions sociales et affectives. Dans tous les cas, la gestion du changement s’avère d’autant plus importante qu’elle touche directement l’ensemble des travailleurs et parfois même leur famille. Ainsi, une enquête permettra d’identifier les enjeux pour chacun. Des projets pilotes, notamment avec des équipes déjà en connexion permanente avec l’étranger, faciliteront l’adoption.

Un télétravail structurel a différents avantages par rapport à l’environnement mais vient également avec des impacts économiques et sociétaux. De son côté, l’entreprise peut miser sur un accroissement de la productivité, estimée à 22%, mais aussi à la réduction du nombre de jours d’absence, jusqu’à 5 jours. Le travailleur pourra quant à lui utiliser son temps différemment. On notera que la mise en place du télétravail pourrait amener les différentes industries à se réinventer, les habitudes et le quotidien de chacun étant en train d’évoluer.

 

Mobilité - Par Didier Danse - Publié le 06 juillet 2021