Dossier SharePoint : Découverte des fonctionnalités ECM (2/2)

Organiser, marquer et naviguer dans ses bibliothèques, c’est un bon début… mais il faut aussi être capable d’échanger et de retrouver des documents parmi le nombre sans cesse grandissant d’espaces de travail.

L’identifiant unique de document

Il arrive souvent que l’on envoie par email l’adresse d’un document à ses collègues pour information ou relecture. Et rien de plus ennuyant que d’avoir un message d’erreur car le lien est invalide suite au déplacement de celui-ci. Il est désormais possible de spécifier la génération d’identifiants automatiquement lors de l’ajout de document et de bénéficier ainsi d’un moyen simplifié et plus sûr pour le retrouver. Il est même possible de définir un préfixe particulier pour simplifier son utilisation.

La recherche d’entreprise

Quoi de mieux pour retrouver un document que d’utiliser un moteur de recherche ? En effet, c’est souvent le moyen le plus efficace et le plus rapide quand on ne sait pas précisément où se trouve le document désiré. Vous savez sans doute que SharePoint propose un moteur de recherche depuis longtemps maintenant, mais sachez que vous bénéficierez dorénavant de l’affinage de recherche : une section apparaîtra à côté des résultats afin de les filtrer par date, type de fichier, auteur et par mot-clé. On retrouve encore une fois tout l’intérêt de marquer ses documents de manière structurée et uniforme afin d’en tirer aussi parti lors de recherches.