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Harmon.ie : Transformez Outlook et Lotus Notes en « console de collaboration »

Mobilité - Par Guillaume Rameaux - Publié le 13 décembre 2010
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Lancée en France en 1993, la société Mainsoft a aujourd’hui pris ses quartiers dans la Silicon Valley.

Depuis 2008, elle s’occupe principalement des questions de collaboration en entreprise. Son PDG Yaacov Cohen, de passage à Paris, nous présente la nouvelle suite Harmon.ie Entreprise, qui intègre des éléments sociaux.

Harmon.ie : Transformez Outlook et Lotus Notes en « console de collaboration »

iTPro.fr : Quel est le principe de la suite Harmon.ie ?

Yaacov Cohen : Harmon.ie pour l’entreprise, c’est le concept du « social e-mail ». D’après nos études, 83 % des utilisateurs SharePoint éditent des documents par mail, en envoyant des pièces jointes. Cette situation génère des dizaines de copies éparpillées d’un même document. Et personne ne sait quelle est la dernière version. Nous proposons donc d’utiliser les liens à la place des pièces jointes. Harmon.ie permet de remplacer facilement le document par un lien vers une plate-forme SharePoint ou Google Docs, en intégrant les outils collaboratifs directement sur la fenêtre du client de messagerie. Les employés de la société Amway envoyaient 73.000 pièces jointes par jour. Après avoir déployé Harmon.ie pour 6.000 utilisateurs, le volume quotidien de pièces jointes a baissé de 42 %.

Harmon.ie répond à un problème de base qui est la distraction. Les gens changent de fenêtres et d’applications en moyenne 37 fois en une heure et à chaque fois ils perdent le contexte car il n’y a pas d’intégration entre ces fenêtres. La solution supporte Microsoft Outlook et IBM Lotus Notes, et les transforme en console de collaboration en faisant un mash-up. L’user insère ses identifiants SharePoint ou Google Docs et accède à toutes ses informations sur la même fenêtre.

Comment se présente cette solution ?

Nous sommes contre l’utilisation d’une interface nouvelle car cela représente une difficulté pour les utilisateurs. Donc nous conservons l’interface de la messagerie, et nous rajoutons une « side-bar ».

L’idée est de faire cette agrégation dans une interface familière pour éviter de demander à l’utilisateur d’apprendre une nouvelle technologie et de changer ses habitudes. Le deuxième point important est d’éviter les changements de contexte. On peut voir les documents partagés sans changer de fenêtres. Harmon.ie intervient dans le workflow habituel. Nous avons fait des tests et les utilisateurs vont en moyenne six fois plus vite de cette façon.

Le changement de contexte est-il réellement un problème majeur ?

Oui, et sa prise en compte est une tendance générale. Tout le monde comprend que le changement de contexte est un problème. Internet est devenu tellement accessible qu’il y a un problème d’indigestion, et cela s’exprime avec une distraction forte. La solution c’est l’agrégation, c’est d’être en contexte. Facebook a le même concept et veut, avec sa nouvelle « social inbox », donner la capacité de recevoir ses emails dans le contexte social.
Google fait la même chose dans l’autre sens. Quand Facebook amène la messagerie à la plate-forme sociale, Google ajoute une couche sociale à sa messagerie. Avec Google buzz, ou Google Voice, l’entreprise a développé toute l’année dernière des gadgets qui s’intègre à la fenêtre Gmail pour permettre l’agrégation de technologie web mais dans un contexte.

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