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Implanter Skype For Business dans son système d’information

Mobilité - Par Laurent Teruin - Publié le 07 octobre 2015
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Rapprochant les personnes, supprimant les distances, véritable accélérateur de décisions, ces outils ont fait la preuve de leurs utilités.

Implanter Skype For Business dans son système d’information

Cependant, leurs implantations répondent à des exigences particulières qu’il est préférable de remplir avant la généralisation de ces services. Skype for Business ne fait pas exception à ces règles que je vous propose de passer en revue. Skype pour Entreprise est un puissant outil de collaboration qui une fois implanté à grande échelle va modifier la façon dont les utilisateurs interagissent. L’information de disponibilité inconnue auparavant, permet à ces derniers d’entrer en contact plus rapidement mais également de se regrouper en quelques clics autour de problématiques communes. La suppression des barrières géographiques couplées à la facilité d’usage font que le produit, une fois implanté rencontre généralement une adhésion hors du commun.

En portant la collaboration jusqu’au poste de l’utilisateur, ce mode d’interaction accélère par conséquent les processus de décisions. Nul n’a désormais besoin de passer par une réservation de ressources parfois occupées (Salles, Projecteurs à utilisation par toujours très aisée etc..). L’utilisateur est désormais en capacité d’inviter des collaborateurs internes ou extérieurs à l’entreprise simplement depuis son poste de travail dans une réunion où il pourra présenter son PowerPoint, afficher son poste de travail, sonder les interlocuteurs sur des décisions etc.

La démocratisation de l’usage de telles fonctionnalités permet sans aucun doute un accroissement de la productivité individuelle en passant notamment par la réduction des coûts et des temps de déplacements. Elle accélère de fait les processus de prise de décisions. Les solutions comme Skype for Business offrent un avantage considérable dans les entreprises modernes d’autant plus si elles sont géographiquement dispersées ou si elles entretiennent d’importantes relations avec l’extérieur.

Si l’intérêt fonctionnel de Skype for Business n’est pas à démontrer, sa mise en application répond à des précautions élémentaires qu’il convient de respecter, sous réserve de voir son projet de déploiement s’arrêter brusquement.

Le premier aspect comprend la délimitation fonctionnelle de votre projet. Si Skype for Business peut interagir avec bon nombre d’éléments extérieurs dans votre entreprise il le fait inégalement avec certains d’entre eux en raison soit de la vétusté technologique de certaines solutions, soit en raison du différentiel technologique. C’est particulièrement le cas lorsque que vous serez amenés à proposer des interconnexions avec vos solutions de visiophonie, cela peut être aussi le cas lorsque vous vous interconnecterez avec les solutions de téléphonie d’entreprise.

Afin de ne pas compromettre un projet par une trop grande confiance dans les annonces éditeurs, voire dans les capacités de vos environnements à transporter des flux média dans des conditions de qualités acceptables, la réalisation d’une étude préalable me semble être une démarche plus qu’appropriée. Ce temps de réflexion, associé à la connaissance du produit et prenant en compte vos existants informatiques, permettra de délimiter rapidement l’étendue fonctionnelle d’un premier déploiement. Elle devra également proposer dans la mesure du possible un calendrier des différentes phases d’activation des services complémentaires, comme notamment la voix, la mobilité et l’ouverture vers l’extérieur en précisant les adaptations nécessaires pour garantir un fonctionnement optimal.

Cette étude comportera nécessairement un volet formation et présentation de ces nouveaux dispositifs qui, s’ils ne sont pas démontrés, ne seront pas utilisés. Enfin, elle devra préciser les mécanismes qui devront être mis en œuvre pour satisfaire aux contraintes réglementaires et sécuritaires des métiers censés les utiliser.

Le second aspect porte donc naturellement sur l’accompagnement utilisateur vis-à-vis de ses nouveaux outils. Les précautions que ce dernier doit prendre, les limites technologiques qu’il doit comprendre et surtout l’ensemble des fonctionnalités qui s’offre à lui. Très peu d’utilisateurs sont sensibilisés aux contraintes liées à la qualité sonore ou encore d’éclairage pour une diffusion vidéo réussie. Pour éviter les échecs, les secrets ou les meilleures pratiques d’une conférence audio vidéo optimale doivent leur être communiqués. Certes, l’outil est tolérant mais vous constaterez assez vite que l’on ne communique pas correctement avec n’importe quel équipement ni depuis n’importe quel endroit. L’usage de ces matériels et des fonctionnalités associées, aussi simple soit-il, doit lui être démontré afin qu’il puisse se l’approprier.

Les modalités d’usage et ceux notamment liés à la réglementation du travail ainsi que les conditions environnementales qui rendent l’utilisation de Skype for Business intéressante doivent faire partie de cet accompagnement utilisateur et des messages qui seront communiqués aux populations concernées. Sans cela, vous risquez simplement d’expérimenter au mieux des insatisfactions, voire un rejet catégorique de la solution. 

Même si ils font exception, les échecs de déploiements de ce type de solutions existent. Réseaux incapables d’accueillir correctement les flux voix, exigences sécuritaires rendant l’usage de la solution trop complexe, choix d’implantation de la solution complexifiant l’usage de fonctionnalités autrefois maîtrisées, mauvais choix d’équipements, etc., sont autant d’obstacles à éviter.

La mise en place d’une preuve par l’exemple dont les scénarios d’usage auront été définis et calqués sur des métiers spécifiques, est la méthode la plus simple et la plus retenue depuis plus de trois ans. Mais là aussi, il ne s’agit pas simplement de déployer la solution, mais véritablement de vérifier comment celle-ci peut s’articuler autour des multiples usages des différentes populations de votre entreprise. La connaissance des us et coutumes des métiers est alors un atout considérable qui vous permettra le cas échéant d’être une force adéquate de proposition. En repositionnant l’usage de cette technologie au dépend de son simple déploiement, vous maximiserez vos investissements et surtout vous contribuerez à moderniser, et optimiserez vos habitudes de travail.

Skype for Business est un formidable outil qui, déployé correctement, utilisé en toutes connaissances de cause fait partie de la famille de ce l’on peut qualifier « d’accélérateur ». Mêlant images, contenus, sons, présentiels regroupés dans une seule interface connectée sur le monde entier, son déploiement et surtout sa généralisation, quand elle est possible et souhaitable, doit être préparée, graduelle et maîtrisée.

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