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L’indispensable SharePoint Designer 2010

Mobilité - Par Serge Luca et Didier Danse - Publié le 22 juillet 2011
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Contrairement à la version précédente, SharePoint Designer 2010 est devenu un outil indispensable pour toute une gamme d’utilisateurs allant de l’analyste métier en passant par le designer de site jusqu’au développeur SharePoint, et pas uniquement au niveau des workflows.

Nous ne pouvons que conseiller d’y investir sérieusement dans son apprentissage.

L’indispensable SharePoint Designer 2010

Mais revenons à notre sujet et voyons les nouveautés liées aux workflows. Tout d’abord, le designer de workflow est également plus intuitif que précédemment ; nous y reviendrons.

Ainsi, après avoir importé un workflow généré sous Visio 2010, on peut directement apercevoir les annotations fournies au moment du design en Visio 2010 (dans notre exemple Expense Report Too expensive, ainsi que Approve it) qui se retrouvent dans l’éditeur de workflow de SharePoint Designer 2010 comme indiqué sur la figure suivante.

Ré-utilisation de workflows out of the box

Les principaux workflows tels que le Collect feedback et l’Approval workflow sont désormais réutilisables dans des workflows customisés; c’est une fonctionnalité que nous avons exploitée dans le workflow illustré à la figure 2 sous le libellé Assign item for approval. Ceci est une caractéristique majeure s’il l’on considère qu’une bonne partie des workflows exploite la fonctionnalité d’approbation.

Les Office Tasks

Un nouveau concept, nommé l’Office Task introduit une touche importe de flexibilité dans le comportement des tâches de workflows out of the box; à titre d’exemple, on pourrait aisément implémenter les scénarios suivants :

• si 50% des utilisateurs ont approuvé, l’approbation est acquise ;
• si l’utilisateur n’est pas disponible, assigner la tâche à son manager ;
• dès qu’une approbation débute ou set termine, effectuer telle action spécifique ;
• dès qu’une tâche est attribuée ou se termine, effectuer telle action spécifique.

Des workflows pour nos sites

Les versions précédentes de SharePoint ne permettaient d’associer directement un workflow qu’à une liste spécifique ou indirectement à une ou plusieurs listes via un Content Type. Il est désormais possible d’associer un ou plusieurs workflows à un site, permettant par exemple le monitoring de plusieurs listes. On peut donc créer 3 types de workflows sous SharePoint Designer

• workflows liés à une liste ;
• workflows associés à un content type ;
• workflows associés ou à un site.

Une identité différente pendant l’exécution d’un workflow

D’autres améliorations ont été apportées sous l’aspect sécurité : en effet les workflows créés sous SharePoint Designer 2007 se déroulaient avec l’identité de l’utilisateur courant, ce qui posait un problème lorsque le workflow devait accéder occasionnellement à des ressources non autorisées à cet utilisateur. En revanche, les workflows générés par Visual Studio 2010 fonctionnent en mode « Full trust » (avec le compte du pool d’application) ; sous SharePoint Designer 2010 il est désormais possible d’exécuter une ou plusieurs séquences de nos workflows sous l’identité de la personne ayant édité le workflow (typiquement le « Designer ») grâce à l’activité Impersonation Step.

Des formulaires plus riches

Les formulaires de workflows SharePoint Designer 2010 sont par défaut des formulaires InfoPath (il s’agissait précédemment uniquement de pages ASPX) ; ils peuvent donc être visualisés au niveau du client riche Office si nécessaire et être facilement customisés avec le Designer d’InfoPath 2010.

La visualisation des workflows

Il est dorénavant possible de visualiser le fonctionnement du workflow ; la figure 7 illustre un processus d’approbation dans lequel l’utilisateur Brian Cox a accompli sa tâche, le workflow attend qu’Amy Albert accomplisse la sienne, avant de passer le relais à Alan Steiner.

L’utilisation des workflows au sein de la Sandbox

Il est bon de noter que les workflows générés par SharePoint Designer 2010 peuvent fonctionner dans un espace protégé de SharePoint appelé le SandBox.

Quelques manquements

On regrettera cependant qu’il soit toujours impossible de créer des workflows de type machine d’état tel qu’on peut l’accomplir sous Visual Studio, ce qui amène à dire que si pour une raison ou l’autre le workflow doit revenir à une étape précédente, nous pouvons oublier SharePoint Designer.

Pour ailleurs, il nous est également impossible d’effectuer une boucle qui parcoure tous (ou un certain nombre) les éléments d’une liste sans recourir à la création d’une activité customisée sous Visual Studio.

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