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L’utilisation de la ressource

Tech - Par iTPro - Publié le 24 juin 2010
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Que ce soit lors de la création d'un rendez- vous ou d'une réunion, il est alors possible d'utiliser les ressources. Mais, ces ressources n'apparaîtront qu'après une première utilisation.br> La zone « emplacement » dispose d'une liste, mais cette liste ne comportera que les ressources qui auraient déjà  été utilisées !

L’utilisation de la ressource

Sélectionner alors l’onglet « planification
». L’option « nouvelle réunion »
permettra de rechercher et de proposer
la 1ère période disponible commune
aux utilisateurs et ressources sélectionnés.
L’ajout des ressources se fera par
l’ajout (l’invitation) de participants.
Saisir directement la ressource ou
la sélectionner dans l’annuaire (par le
bouton ajout d’autres personnes).
Ensuite, l’attribut « ressources » sera
enfin applicable.
Lors de la planification, il n’est possible
que de connaître les périodes
libres ou non, sauf pour les agendas
sur lesquels on dispose de droits de
lecture. Dans ce cas, le libellé du
rendez-vous sera obtenu simplement
en passant au dessus avec la souris. Si
les informations de disponibilités ne
sont pas accessibles (différents sites/
dossier public « temps libre/occupé »),
ceux-ci apparaîtront hachurés !
Le bouton « sélection automatique
suivante » permet de passer au créneau
horaire suivant correspondant à  la durée du rendez-vous demandé.
Pour un utilisateur classique qui
serait ajouté, celui-ci devra accepter la
réunion afin de mettre à  jour son
propre agenda.
C’est cette opération qui sera réalisée
automatiquement dans le cas
d’une ressource !
Outlook 2003 permet maintenant
d’ouvrir facilement plusieurs agendas.
Cet affichage permet de vérifier
que la réunion a bien été programmée
en fonction de la disponibilité de
chaque agenda.
En cas de suppression ou modification,
l’agenda de la ressource est automatiquement
mis à  jour et les autres
participants reçoivent un message leur
permettant d’accepter et de mettre à 
jour leur propre agenda. En cas de
conflit avec d’autres rendez-vous, la
planification refusera une période qui
ne serait pas disponible.
L’utilisation d’une ressource la fait
apparaître automatiquement dans la
zone « emplacement ». Ceci permet
d’obtenir la liste des ressources nécessaires
à  un rendez-vous ou une
réunion.

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Tech - Par iTPro - Publié le 24 juin 2010