Pour un utilisateur possédant sa boîte Exchange, le lancement d’Outlook lui crée automatiquement un dossier « Calendrier ». Dès qu’un rendez- vous est placé dans son calendrier, Outlook met à jour un dossier public de type système (« Temps libre/occupé »). En revanche, une formation sur Exchange aborde peu souvent la méthode pour gérer les ressources. Du coup, de nombreux administrateurs Exchange utilisent différentes méthodes (dossiers publics, boîte partagée…) pour gérer cela avec plus ou moins de bonheur ! En fait, lors de l’utilisation de Outlook pour créer un rendez-vous ou une réunion, plusieurs éléments sont extrêmement trompeurs. Il convient donc de les démasquer dès maintenant.
La gestion du planning des ressources avec Exchange
Le terme « Emplacement »
- En fait, même s’il possible de saisir
du texte directement, son intérêt
serait limité s’il ne s’agissait que de
cela. - Seuls les éléments clairement identifiés
comme ressources peuvent
apparaître spontanément dans la
liste.
L’espace de travail de réunion qui
semble être en doublon avec l’emplacement.
- Il ne s’agit pas de l’emplacement physique, mais plutôt d’une ressource virtuelle qui sera
utilisée pour communiquer.
Plusieurs types d’espace de travail interactifs sont proposés
: « Microsoft Netmeeting, Microsoft Exchange Conferencing
et Windows Media Services ». Les informations à fournir
seront différentes selon le type d’espace mais seront le plus
souvent formé d’une adresse de site web sous la forme
« http://www.site Web.extension ». La forme la plus courante
et pratique sera probablement un espace de travail de type
WSS (SharePoint Services).
L’utilisation des dossiers publics de type « calendrier » :
- C’est une méthode rapide pour obtenir un agenda partagé
et accessible en fonction de droits faciles à configurer.
Mais, s’il est facile d’affecter une adresse de messagerie à
ce dossier, l’envoi et la réception de « rendez-vous » poseront
quand même de gros problèmes (programmation de
scripts…). Le souci majeur est qu’un agenda dans un dossier
public ne met pas à jour le dossier public système
« temps libre/occupé » et ne dispose d’aucun mécanisme
d’acceptation et d’annulation, et encore moins de gestion
de conflits !
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