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La gestion du planning des ressources avec Exchange

Mobilité - Par Thierry Deman - Publié le 24 juin 2010
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Pour un utilisateur possédant sa boîte Exchange, le lancement d’Outlook lui crée automatiquement un dossier « Calendrier ». Dès qu’un rendez- vous est placé dans son calendrier, Outlook met à jour un dossier public de type système (« Temps libre/occupé »). En revanche, une formation sur Exchange aborde peu souvent la méthode pour gérer les ressources. Du coup, de nombreux administrateurs Exchange utilisent différentes méthodes (dossiers publics, boîte partagée…) pour gérer cela avec plus ou moins de bonheur ! En fait, lors de l’utilisation de Outlook pour créer un rendez-vous ou une réunion, plusieurs éléments sont extrêmement trompeurs. Il convient donc de les démasquer dès maintenant.

La gestion du planning des ressources avec Exchange

Le terme « Emplacement »

  • En fait, même s’il possible de saisir
    du texte directement, son intérêt
    serait limité s’il ne s’agissait que de
    cela.
  • Seuls les éléments clairement identifiés
    comme ressources peuvent
    apparaître spontanément dans la
    liste.

L’espace de travail de réunion qui
semble être en doublon avec l’emplacement.

  • Il ne s’agit pas de l’emplacement physique, mais plutôt d’une ressource virtuelle qui sera
    utilisée pour communiquer.

Plusieurs types d’espace de travail interactifs sont proposés
: « Microsoft Netmeeting, Microsoft Exchange Conferencing
et Windows Media Services ». Les informations à  fournir
seront différentes selon le type d’espace mais seront le plus
souvent formé d’une adresse de site web sous la forme
« http://www.site Web.extension ». La forme la plus courante
et pratique sera probablement un espace de travail de type
WSS (SharePoint Services).

L’utilisation des dossiers publics de type « calendrier » :

  • C’est une méthode rapide pour obtenir un agenda partagé
    et accessible en fonction de droits faciles à  configurer.
    Mais, s’il est facile d’affecter une adresse de messagerie à 
    ce dossier, l’envoi et la réception de « rendez-vous » poseront
    quand même de gros problèmes (programmation de
    scripts…). Le souci majeur est qu’un agenda dans un dossier
    public ne met pas à  jour le dossier public système
    « temps libre/occupé » et ne dispose d’aucun mécanisme
    d’acceptation et d’annulation, et encore moins de gestion
    de conflits !

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