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Office 2003 et Sharepoint : l’accord parfait

Mobilité - Par iTPro.fr - Publié le 24 juin 2010
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par Kevin Laahs - Mis en ligne le 24/05/06 - Publié en Mars 2005

Windows SharePoint Services (WSS) et Microsoft Share- Point Portal Server (SPS) 2003 proposent une plate-forme fédératrice, intégrée et extensible, capable de répondre aux besoins de collaboration des petites équipes comme des grandes entreprises. Si votre rôle consiste à générer de la propriété intellectuelle ou à faire en sorte que les personnes puissent publier et trouver des informations pertinentes, la plate-forme SharePoint procure les services qui vous aideront à réussir.WSS est une application Web à trois niveaux, qui se présente sous la forme d’un module complémentaire de Windows Server 2003. Vous pouvez télécharger WSS à partir du site Web de Microsoft (http://www.microsoft.com/windowsserver2003/ techinfo/sharepoint/wss.mspx). Cet outil fournit une infrastructure de site servant de base à la création de sites d’équipe gérant le partage d’informations entre les utilisateurs. Un site d’équipe WSS propose des bibliothèques de documents et des listes extensibles pour les annonces, événements, tâches, contacts, publications, enquêtes et discussions. En dépit des possibilités d’évolution verticale et horizontale de WSS afin de répondre aux besoins de centaines de milliers de sites d’équipe, sa véritable puissance réside dans la capacité pour les utilisateurs de concevoir et créer des sites sur mesure en fonction de leurs desiderata.

SPS s’appuie sur l’infrastructure de site de WSS en facilitant la publication d’informations pertinentes entre plusieurs départements ou organisations. Pour ce faire, le produit serveur propose une multitude de fonctionnalités, parmi lesquelles le ciblage de l’audience (afin de s’assurer que les personnes concernées reçoivent les informations pertinentes), les recherches de niveau entreprise (les données de sources multiples sont indexées afin de fournir des données de recherche pertinentes et agrégées) et les sites Web personnels pour tous les utilisateurs. A la différence de WSS, SPS n’est pas un module complémentaire gratuit, mais une application à acquérir et faisant l’objet d’une licence d’utilisation. Pour plus d’informations sur SPS, allez à l’adresse http://www.microsoft. com/sharepoint.

En eux-mêmes, WSS et SPS apportent aux utilisateurs de nombreuses fonctionnalités pour la collaboration. Toutefois, l’un des objectifs premiers de la plate-forme SharePoint est de prendre en charge le travail collaboratif en permettant à d’autres applications d’exploiter facilement ses services. En d’autres termes, le but est de mettre des services collaboratifs à la disposition de n’importe quelle application exécutée par l’utilisateur, au lieu d’imposer le recours systématique à une application de collaboration dédiée. Bâtie sur Microsoft Internet Information Services (IIS) 6.0, Microsoft SQL Server 2000, Windows .NET Framewok et ASP.NET, la plate-forme SharePoint concrétise cette approche en exposant ses fonctionnalités par le biais d’une bibliothèque d’objets gérés et de plusieurs services Web XML.

Microsoft Office 2003 constitue une excellente application pour mettre en exergue les avantages de la plate-forme SharePoint. Il existe tellement de points d’intégration entre Office 2003 et la plate-forme SharePoint que cet article ne peut pas tous les énumérer.

Par conséquent, nous allons nous attacher ici à montrer comment SharePoint peut contribuer aux processus de création et de publication de documents dans les applications Office 2003. Mais avant d’aller plus loin dans cette voie, voyons d’abord comment Office 2003 peut aider les utilisateurs de SharePoint.

Comme WSS est une application Web, le principal client est un navigateur et les navigateurs suivants sont officiellement pris en charge: Microsoft Internet Explorer (IE) 6.0, IE 5.5 Service Pack 2 (SP2), IE 5.01 SP2 et Netscape Navigator 6.2. Toutefois, Mozilla 1.6 ou ultérieur et Firefox 0.7 ou ultérieur font également l’affaire. (Evidemment, un navigateur n’est pas le seul client dont les utilisateurs peuvent se servir pour accéder aux documents et listes de leurs sites d’équipe, comme nous le verrons dans la prochaine section.)

Office 2003 peut aider les utilisateurs de SharePoint à accéder à leurs sites d’équipe via un navigateur. Lorsque vous naviguez vers une bibliothèque de documents au sein d’un site d’équipe, vous avez la possibilité de télécharger un fichier sur le serveur. Cela revient, en quelque sorte à copier un fichier de votre disque dur vers un partage de fichiers, avec une petite différence. L’opération de copie est appelée à partir d’un navigateur et non à partir de l’Explorateur Windows. Par défaut, l’option de téléchargement du navigateur vous permet de télécharger un seul fichier à la fois vers le serveur, ce qui est manifestement restrictif. Néanmoins, si le navigateur prend en charge les contrôles ActiveX et si votre système en inclut un nommé STSUpld.UploadCtl, une option de téléchargements multiples est disponible. Office 2003 installe ce contrôle ActiveX.

Ce n’est pas la seule façon dont Office 2003 peut vous aider à accéder aux documents et listes d’équipes au moyen d’un navigateur. Par exemple, vous avez la possibilité d’utiliser le mode Feuille de données pour effectuer des modifications à la manière d’Excel directement dans votre navigateur. Par ailleurs, l’option New (Nouveau) d’Office 2003 permet de créer un document directement dans une bibliothèque et d’importer des entrées à partir du Carnet d’adresses Outlook, d’où la possibilité d’ajouter des utilisateurs à un site d’équipe ou de remplir une liste de contacts.

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