Découverte de SharePoint Online

Les sites d’équipe

La page d’accueil de la version P (pour PME) à gauche ci-dessous et celle de la version E (pour Enterprise) sont similaires. Elles comportent toutes les deux un accès au site d’équipe par défaut. Voir figure 1.

Cependant si l’on accède au site d’équipe, on s’aperçoit de différences plus importantes entre les deux versions.

En effet, à gauche, la version P propose un site au format spécifique à Office 365 de type « Site d’équipe » mais différent du modèle standard disponible en SharePoint 2010 édition « on premises ».

A droit, par contre, avec la version Enterprise, on retrouve le site d’équipe standard de l’édition « on premises ». Voir figure 2.

Dans les deux cas, les Office Web Apps sont présentes. Elles permettent d’éditer les documents Office directement dans le navigateur : voir figure 3.

Les bibliothèques prédéfinies que l’on peut créer sont moins nombreuses dans l’offre PME que Entreprise comme le montre ces copies d’écrans : voir figures 4 et 5.

Concernant les fonctionnalités de site, les options sont similaires, même si dans le cas de l’offre PME, nous n’avons accès qu’à une seule collection de site. Il faut noter également que même si l’option « Synchroniser avec SharePoint Workspace » n’est pas présente dans le cas de l’option PME, il sera bien possible de synchroniser le site avec cet outil, afin de travailler en mode déconnecté. Voir figure 6 et 7.

Le partage vers l’extérieur

Dans les deux cas, le menu standard SharePoint d’ « Actions du site » s’enrichit d’une option supplémentaire (sur la dernière ligne) : « Partager le site ». Voir figure 8.

Cette option est une spécificité de SharePoint Online et permet de partager l’accès au site avec des utilisateurs extérieurs à l’organisation. En la sélectionnant, on arrive sur cette boîte de dialogue : voir figure 9.

Ainsi on peut spécifier des utilisateurs qui sont soit abonnés au service (cas de « Patrick Guimonet » dans la case « Membres de »), soit complétement extérieurs à l’organisation et même à Office 365 (cas de « patrick.guimonet@live.com » dans la case « Visiteurs de »). Voir figure 10.

Dans ce cas, l’utilisateur reçoit une invitation par mail qui ressemble à ceci : voir figure 11.

Cliquer sur le bouton « Acceptez votre invitation », vous amène là : voir figures 12 et 13.

Le résultat est visible ci-dessous : l’utilisateur «externe » patrick.guimonet@live.com a maintenant accès en lecture au site (à droite) à comparer avec le site en modification à gauche. Voir figure 14.

Cette fonctionnalité est clé dans la mise en œuvre simplifiée d’espaces de travail sécurisés accessibles à l’extérieur de l’organisation, via Internet. C’est l’un des avantages majeurs de SharePoint Online : la mise en œuvre sécurisée est disponible dès le premier accès au service, sans configuration particulière. Il est cependant possible de bloquer le partage vers l’extérieur des sites au niveau de l’administration.

La Recherche

Le moteur de recherche SharePoint est également disponible totalement configuré et opérationnel avec SharePoint Online.
Dans la version P, il ne concerne que la collection de sites : voir figure 15.

Alors que pour la version Entreprise, il permet bien sûr une recherche sur l’ensemble des collections de sites (onglet « tous les sites ») et une recherche sur les personnes : voir figure 16.

Le résultat de la recherche est celle à laquelle on est habitué avec SharePoint 2010. On peut affiner les résultats en cliquant sur les catégories situées dans le bandeau de gauche : voir figure 17.