Collaborateurs et DSI s’unissent autour de la gestion de contenu

Avec l’expansion des politiques BYOD (47 % de la force de travail mondiale accèdent à des documents et e-mails via des appareils mobiles), les frontières traditionnelles de l’entreprise sont peu à peu gommées face à la nécessité croissante de collaborer efficacement.

On constate que dans 70 % des entreprises mondiales, les collaborateurs utilisent fréquemment leurs propres solutions de collaboration ; un chiffre sans conteste appelé à augmenter, si l’on considère à quel point la technologie transforme nos modes de vie.

Si l’on rejette communément la faute sur les services IT, qui mettent peu d’outils collaboratifs à la disposition des employés, ces derniers arguent à juste titre que la sécurité des documents et du réseau est un critère essentiel dans le choix d’une solution de partage, argument qu’aucune entreprise ne saurait traiter à la légère.
Les connexions au cœur du problème.

Réalisée avec Loudhouse, notre dernière étude révèle qu’un décideur en France gère près de 1 967 connexions par an. Au cours des prochaines années, il ne fait aucun doute que ce chiffre va encore augmenter, les entreprises et les professionnels comptant sur des communications toujours plus performantes avec les clients et collaborateurs, que ce soit sur site ou à l’extérieur de l’entreprise, pour soutenir leur activité.

Or, seuls 18 % des employés dans le monde décrivent leur entreprise comme parfaitement apte à connecter les individus et à partager les connaissances pour assurer sa compétitivité. Comment pouvons-nous éviter « l’effet Dropbox » et l’utilisation d’outils de collaboration personnels, non sécurisés, pour gérer un réseau professionnel de plus en plus étendu ?

La solution IT

Si les collaborateurs font le choix d’utiliser leurs propres outils de collaboration au cœur de l’entreprise, c’est uniquement parce qu’on ne leur propose aucune alternative !. C’est la raison que nos clients n’ont cessé de nous donner. Les professionnels n’utilisent pas les applications cloud et leurs propres outils collaboratifs en signe de rébellion contre leur service informatique : ils n’ont pas d’autre choix et ont désespérément besoin de leur aide pour trouver une solution.

Certains départements IT progressistes sont à l’écoute et encouragent même l’utilisation de ces outils, même s’ils sont confrontés d’un côté aux exigences de l’entreprise et de l’autre aux besoins des utilisateurs. Si l’on considère l’ampleur du travail effectué au-delà du pare-feu, il est grand temps pour les entreprises et leurs services informatiques de mettre en œuvre des solutions qui répondent à la fois aux attentes des utilisateurs et à celles de l’entreprise en matière de productivité.
Au final, tout le monde veut la même chose : un outil de partage de documents unique, convivial et sécurisé qui facilite la collaboration. Les services informatiques les plus avant-gardistes et les plus volontaires s’efforcent déjà de répondre à cet enjeu et de combler l’écart entre les attentes des uns et des autres. Il est temps que l’IT et les employés s’unissent.

Conclusions à l’intention des professionnels :

•    Engagez le dialogue avec votre département IT. Généralement, celui-ci s’efforce de trouver une solution.
•    N’oubliez pas que le rôle du département IT est de veiller à la sécurité et à la conformité.
•    Nous faisons tous partie de la même équipe. Aidez votre service informatique à comprendre l’intérêt de répondre à vos besoins pour l’aider à trouver la meilleure solution.

Conclusions à l’intention des DSI :

•    Les professionnels ont besoin de votre aide pour trouver une solution.
•    Ils ne tiennent pas forcément à utiliser des clés USB et leur messagerie électronique, mais c’est tout ce dont ils disposent. Si vous leur proposez un meilleur outil, ils s’en serviront.
•    Plus une solution est simple à utiliser, plus vite elle suscitera l’adhésion.