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Comment aborder la collaboration : des étapes clés pour plus d’efficacité

Mobilité - Par iTPro - Publié le 18 décembre 2015
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La collaboration en entreprise est le point névralgique de l’ensemble des échanges et ce, à tous les niveaux, messagerie, documentaire, métier, IT.

Comment aborder la collaboration : des étapes clés pour plus d’efficacité

Cependant la mise en place de solutions nouvelles apporte  son lot de changements. Nous allons expliquer quelles sont les étapes clés  pour améliorer et rendre plus efficace cette nouvelle collaboration.

Remise en question ?

Très souvent lorsque que l’on met en place ou que l’on améliore des procédés de collaboration en entreprise, un sentiment de remise en question du modèle déjà établi fait surface. Celui-ci est essentiellement guidé par les nouveautés apportées ou le manque de mise en place de processus.

Dans ce cas précis, l’informatique évolue de façon très rapide et les nouveaux usages eux aussi, c’est à la DSI de sensibiliser les utilisateurs sur le gain de productivité, de temps que peut apporter ces outils. Bon nombre d’éditeurs logiciels vous garantiront qu’une collaboration efficace vous fera gagner du temps mais qu’en est-il de sa mise en place ? La réponse par la gestion du changement.

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Gestion du changement

Dans un S.I une poignée de personnes est en mesure de connaître la plus-value de la technologie pour améliorer la collaboration, en ce sens une sensibilisation aux nouveaux usages et à la gestion du changement doit se faire. Sa mise en place est primordiale et doit impacter dans un premier temps un comité décisionnel métier, généralement des personnes clés, qui vont évangéliser les nouveaux modes et rassurer (on pèse nos mots) le business en prouvant l’impact positif des nouveaux dispositifs.

Réfractaires

Il y a aura toujours une part de réfractaires au changement, cette population est assez mineure, mais a un pouvoir de persuasion auprès des autres collaborateurs. La clé ? Les intégrer dans le processus en premier et faire en sorte de bien leur faire comprendre les enjeux de cette nouvelle stratégie.

SI 3.0 Aujourd’hui, nous sommes entrés dans une ère où la collaboration a dépassé le simple cadre de l’entreprise. Cette collaboration est devenue mobile, chaque utilisateur se retrouve avec tout un tas d’outils pour pouvoir collaborer sur tous les terrains et cela sans aucune contrainte. L’un des challenges par rapport à la mobilité est la communication en amont sur le panel d’outils mis à disposition.

Depuis quelques années, la collaboration devient Hybride. Pour les personnes internes à l’entreprise, cela apporte son lot d’ouvertures vers l’extérieur, pour les usagers externes cela amène une vue maîtrisée l’ouverture qu’accorde l’entreprise, impliquant une collaboration étendue (interne/externe). Elle permet d’ouvrir les échanges et d’apporter une richesse collaborative supplémentaire.

L’on ne peut pas parler de collaboration sans mentionner « l’identité ». Ce composant intrinsèque à toute architecture, est devenu l’enjeu majeur des éditeurs. Faciliter les usages de la façon de la plus souple possible visant à passer d’un contexte interne, puis externe et au final vers le Cloud. Nous parlons d’identité « cloudisée » permettant d’augmenter les connexions entre les applications d’entreprise (SAP, Box, Dropbox, Airwatch…). Il est important dans le cadre de cette mise en place, de sensibiliser et de fournir des scénarios d’usages pertinents pour l’utilisateur.

L’enjeu du S.I 3.0 est de cadrer et normer les nouveaux usages en dehors de la sphère entreprise. Compte tenu de toutes les possibilités offertes par le Cloud, des plans de communications, ateliers se doivent d’être présents.
Vision partagée Bien souvent, la vision apportée par la DSI n’est pas en adéquation avec les nouveaux usages, compte tenu de l’évolution hyper rapide des technologies, et l’on ne peut pas du jour au lendemain changer toute

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