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Dossier Mobilité : Présentation des MailTips

Mobilité - Par Arnaud Alcabez - Publié le 10 novembre 2010
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Une des nouveautés présentes dans Exchange 2010, Outlook Web App 2010, Outlook 2010 et Exchange Web Services (EWS) que j’affectionne particulièrement sont les « MailTips » ou en français "Conseils de messagerie".

L’idée générale est de réduire le nombre de courriers inutiles ou d’éviter la diffusion d’informations internes à l’extérieur de l’entreprise, en informant de manière pertinente l'utilisateur avant que ce dernier envoie les informations sur le réseau.

Dossier Mobilité : Présentation des MailTips

Les MailTips couvrent un spectre d’erreurs fréquentes, comme envoyer un message à une liste de diffusion trop vaste, répondre à tous lorsque vous étiez en copie masquée du message, à des destinataires externes à l’entreprise et pour qui le message serait inapproprié, ou à des destinataires qui sont absents du bureau.
D’un point de vue pratique, les MailTips fonctionnent pour les messages, les demandes de réunion, les messages partagés et les demandes de tâches. Note : Les MailTips ne fonctionnent qu’à partir des versions 2010 (Outlook Web App 2010, anciennement Outlook Web Access, Exchange Server 2010, et Outlook 2010).
Les conseils apparaissent en temps réel sur chaque adresse de destinataire frappée dans les champs A, CC, et CCI. A la fin de chaque conseil, l’option « Supprimer un destinataire » permet de retirer de la liste l’adresse correspondant au conseil.

L’espace consacré aux MailTips peut s’étendre automatiquement si plus d’un conseil s’applique au message.  D’un point de vue technique, les conseils sont une fonctionnalité très peu consommatrice de ressources (moins de 5%) réalisée par les serveurs d’accès client CAS d’Exchange Server 2010, et ne ralentissent pas les processus de réception et d’émission des messages. L’équipe de développement a conçu une extension du cache local qui sauvegarde les informations issues des MailTips pour les messages pour une durée de 24 heures, afin de réduire au maximum les échanges entre le cache et les serveurs CAS et les serveurs de boîtes aux lettres (MBX). Ceci est vrai pour tous les conseils, à l’exception des conseils indiquant que la boîte aux lettres est pleine et pour les réponses automatiques.

Ces deux informations sont rafraîchies toutes les deux heures car il probable que ces valeurs soient amenées à changer plus rapidement.

* Les serveurs de boîtes aux lettres sont sollicités pour assurer certaines fonctionnalités de conseils, comme compter le nombre de destinataires dans comptabiliser le nombre de destinataire, un processus appelé Group Metrics, s’exécute sur le serveur de boîtes aux lettres. Par défaut, il s’agit de celui qui s’occupe de générer le carnet d’adresse en mode déconnecté (OAB). Une fois que Group Metrics a collecté le nombre de destinataires, cette donnée est retournée au serveur d’accès client (CAS) par le service Exchange File Distribution (EFD).

Paramétrage des MailTips sur Exchange Server 2010

Il est possible de configurer la manière dont les MailTips fonctionnent directement depuis le serveur Exchange 2010. Pour cela, il existe un cmdlets dédié à la configuration des paramètres suivants.

  • MailTipsExternalRecipientTipsEnabled (Valeur par défaut : False) permet d’activer le MailTips lorsqu’une l’action "Répondre à tous", inclue des utilisateurs externes à l’organisation
  • MailTipsLargeAudienceThreshold (Valeur par défaut : 25) permet d’indiquer quelle est le seuil avant d’afficher le conseil sur un nombre trop important de destinataires
  • MailTipsMailboxSourcedTipsEnabled (Valeur par défaut : True) permet d’indiquer le conseil sur les réponses automatiques d’absence
  • MailTipsGroupMetricsEnabled (Valeur par défaut : True) permet de compter le nombre de destinataire dans les groupes de distribution
  • MailTipsAllTipsEnabled (Valeur par défaut : True) permet d’activer ou de désactiver de manière globale l’utilisation des MailTips

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Mobilité - Par Arnaud Alcabez - Publié le 10 novembre 2010