Frédéric Jacquemin, Directeur de la Practice Finance chez Asigma – Groupe Rainbow Partners et Fabrice Robert, Senior Manager au sein de la Practice Finance chez Asigma – Groupe Rainbow Partners partage leurs expertises sur le sujet.

Contrairement aux méthodes traditionnelles basées sur le papier, il permet l’échange de factures au format électronique. Elle offre ainsi des avantages significatifs en termes de rapidité, d’efficacité et de réduction des coûts.

Cependant, son adoption peut rencontrer certaines contraintes. L’un des principaux défis est lié à la conformité aux réglementations fiscales et aux normes de facturation spécifiques à chaque pays. Les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes de facturation électronique sont conformes aux exigences légales en matière de signature électronique, d’archivage des factures et de validation fiscale.

#1 Quel était l’objectif des pouvoirs publics en mettant en place l’ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021 ?

L’ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021 est une ordonnance émise en France qui vise à moderniser et à simplifier le cadre juridique de la facturation électronique. Elle fait suite à la directive européenne 2014/55/UE qui encourage l’adoption de la facturation électronique dans les marchés publics.

L’objectif principal de cette ordonnance est de promouvoir l’utilisation de la facturation électronique en tant que norme dans les relations commerciales en France. Elle vise à faciliter les échanges commerciaux, à réduire les coûts administratifs et à renforcer l’efficacité des processus de facturation.

Pour rappel quelques éléments clés de l’ordonnance 2021-1190 :

• Facturation électronique obligatoire pour les marchés publics

L’ordonnance stipule que les factures émises dans le cadre des marchés publics doivent être transmises sous format électronique. Cela concerne aussi bien les factures émises par les fournisseurs que celles émises par les acheteurs publics.

• Normalisation de la facturation électronique

L’ordonnance établit les règles et les standards techniques pour la facturation électronique. Elle spécifie les formats de données et les protocoles de sécurité à utiliser afin d’assurer l’interopérabilité entre les systèmes de facturation électronique utilisés par les différentes parties prenantes.

• Dématérialisation des factures

L’ordonnance encourage la dématérialisation complète des factures, ce qui implique la suppression des factures papier. Les factures électroniques doivent être conservées sous forme électronique et être accessibles pour les besoins de contrôle et d’audit.

• Archivage électronique

L’ordonnance établit des règles relatives à l’archivage électronique des factures. Les factures électroniques doivent être conservées dans un format non modifiable pendant une durée légale spécifique.

• Sanctions en cas de non-conformité

L’ordonnance prévoit des sanctions en cas de non-respect des obligations liées à la facturation électronique, notamment des amendes administratives

#2 Quelles sont les spécificités techniques de l’E-facturation ?

Ces spécifications techniques visent à garantir l’interopérabilité et la fiabilité des échanges de factures électroniques entre les différentes parties prenantes. Les points importants :

• Format de données

L’ordonnance précise que les factures électroniques doivent être échangées selon le format structuré XML (eXtensible Markup Language) conformément à la norme européenne EN 16931. Ce format standardisé facilite la lecture, le traitement et l’interprétation des données contenues dans les factures électroniques.

• Protocoles de sécurité

L’ordonnance exige l’utilisation de protocoles de sécurité pour garantir l’intégrité, l’authenticité et la confidentialité des factures électroniques. Cela peut inclure l’utilisation de certificats numériques, de signatures électroniques qualifiées conformes au règlement eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) de l’Union européenne, ainsi que l’utilisation de protocoles de chiffrement pour sécuriser les échanges de données.

• Plateformes de facturation électronique

L’ordonnance encourage l’utilisation de plateformes de facturation électronique sécurisées et certifiées, notamment des Prestataires de Services de Confiance (PSC). Ces plateformes peuvent faciliter l’émission, la réception, le traitement et l’archivage des factures électroniques tout en assurant la conformité aux exigences légales.

• Contrôle et audit

L’ordonnance précise que les factures électroniques doivent être conservées dans leur format original et être accessibles pour les besoins de contrôle, d’audit et de vérification pendant la durée légale requise. Cela implique l’utilisation de systèmes d’archivage électronique conformes aux normes de conservation des données.

Il est important de noter que les spécificités techniques peuvent évoluer avec le temps, en fonction des normes et des réglementations en vigueur. Les autorités compétentes peuvent publier des recommandations supplémentaires et des guides techniques pour aider les parties prenantes à se conformer aux exigences de l’ordonnance et à garantir l’interopérabilité des systèmes de facturation électronique.