SharePoint Workspace en complément d’Office 365

Déclinaison appliquée du concept du « Cloud Computing », cette offre permet en effet aux entreprises d’accéder sous forme locative à des services axés sur la communication, la collaboration, la coordination des équipes, la structuration des activités et la bureautique. Office 365 se décline en plusieurs plans et options, permettant à chaque entreprise d’adapter le contenu de l’offre souscrite en fonction de sa typologie et des usages de ses collaborateurs. La souscription aux services est faite de manière mensuelle et dépend du nombre d’utilisateurs. Côté Infrastructure, les différentes fonctionnalités sont assurées par les produits phares de Microsoft dans des versions légèrement adaptées au contexte « Cloud » : SharePoint Online constitue ainsi la solution de portail Web couvrant entre autres, les besoins de partage d’informations, de gestion documentaire, de définition de processus et de publication, et ce aussi bien dans une approche interne (Intranet) que dans une démarche de coordination avec des acteurs externes à l’entreprise : partenaires, clients, … (Extranet).

Exchange Online couvre de son côté les aspects messagerie et calendriers. Lync Online vient compléter l’ensemble pour tous les usages liés aux communications unifiées : « chat », appels audio et  vidéo, partage de bureau et d’applications. Côté utilisateurs, l’interaction peut se faire au travers de la suite Office 2010, dans son édition « Professionnel Plus », mais également au travers d’un navigateur ou d’un téléphone portable (Avec notamment une offre très complète sur Windows Phone).

Avec cette offre complète et régulièrement enrichie par des mises à jour, force est de constater que le rapport Fonctionnalités / Prix est extrêmement intéressant et que bon nombre d’entreprises ont d’ores et déjà adopté la solution.  Cette adoption engendre pour autant une question récurrente liée à la disponibilité des informations, puisque celles-ci sont stockées hors de l’entreprise. S’il faut préciser que l’infrastructure montée par Microsoft pour héberger Office 365 est extrêmement robuste (Datacenter redondants, engagement de disponibilité à 99,9%), a contrario, il est vrai qu’une entreprise n’est pas à l’abri d’une coupure de connexion Internet.

Par ailleurs, une externalisation complète des outils de travail quotidien des collaborateurs engendre indéniablement un accroissement de l’usage de la bande passante vers l’extérieur – en sens montant comme en sens descendant – et fait courir le risque d’une saturation en cas de sous-dimensionnement. L’impact de ces deux désagréments potentiels peut toutefois facilement être limité en ayant recours à l’un des produits fournis dans l’offre Office 365, et plus précisément dans Office Professionnel Plus : SharePoint Workspace.