C’est donc dans le cadre d’un débat organisé à Paris par le club de la presse informatique que différentes figures de l’environnement digital que sont Jean-Marc Defaut, directeur de l’activité Cloud Computing chez HP, Jean-Claude Bellando, directeur marketing Solutions chez Axway, Jean-Luc Couasnon, responsable de l’activité Conseil en Infrastructures chez Accenture et Anas Safla Practice Manager Private Cloud chez Econocom/Osiatis ont dialogué sur le thème des catalogues de services et comment ceux-ci peuvent par leur conception lutter contre voire prévenir  le Shadow IT.

Les DSI pour des raisons de sécurité évidentes souhaitent limiter le Shadow IT et  n’ont d’autres choix que de s’adapter à la demande de leurs collaborateurs pour devancer leurs envies de rechercher des outils ou supports et de les intégrer à leurs modes de fonctionnement au sein de l’entreprise. Ainsi comme le signale Jean-Marc Defaut, ils doivent s’adapter pour anticiper les besoins de leurs collaborateurs et fournir des solutions qui se plient aux canons de la beauté numérique qui sont « la valeur, le prix, l’immédiateté et le plaisir » afin que les utilisateurs s’approprient réellement le support et évite le BYOD ou de s’équiper par leurs propres moyens même si cela est interdit.

Non rompus aux techniques et comportements idéaux de sécurité, les collègues souhaitent acquérir les mêmes applications qu’ils utilisent en permanence en dehors de l’entreprise et il faut donc offrir des services équivalents. Une part d’éducation et de prévention principalement en matière de sécurité et d’utilisation des données est aussi à faire. Pour Jean-Luc Couasnon, c’est l’aspect économique qu’il faut prendre en considération puisque 40% des coûts informatique sont liés au Shadow IT alors autant fournir un catalogue en réelle corrélation avec la consommation.

Le DSI n’a donc plus le choix. Il se doit de s’impliquer et mettre en place une politique de gestion afin de créer le catalogue idéal, d’éviter par de mauvais choix de freiner l’innovation par les outils inadéquats en R&D et éviter un melting pot de la sphère privée/sphère publique ainsi qu’une augmentation des risques.  Comme l’explique Jean-Claude Bellando, c’est l’IT qui reprend la main sur les services et expose les meilleures solutions en matière d’APIs, APPs, gestion des données et autres.

La clef est donc la communication intra-services. Pour certaines problématiques comme l’expliquent le représentant d’Accenture, Jean-Luc Couasnon et celui d’Econocom/Osiatis Anas Safla, ce sont de simples questions de bon sens qui auraient pu être réglées en quelques secondes par un mail ou un coup de fil. Fournir le matériel ou l’application en adéquation avec  la fonction du collaborateur et de l’usage dont il en fait pour par exemple éviter le traitement des fichiers Excel sur smartphone…  Les mots d’ordres sont donc : éviter les incompatibilités et communiquer.